Hoy en día, la mayoría de las empresas e industrias de todo giro basan una parte significativa de sus transacciones en la compra y venta de productos o servicios tanto en el mercado local como internacional, por ello, identificar una agencia aduanal en México de calidad es de vital importancia para su posicionamiento en el mercado global.

Es natural que cuando una empresa en crecimiento busca ampliar sus operaciones en otros mercados, requiera de recursos y equipo cada vez más numeroso para cubrir con todas las necesidades del negocio. De igual modo, es común que al acrecentar operaciones se presenten inconvenientes en alguna etapa de la transacción que necesitará una gestión adecuada. 

A pesar de que en la actualidad existen mecanismos altamente eficientes para la realización de envíos comerciales entre empresas o al cliente, es importante contar con un plan de acción para solventar algún retraso con el envío u otro tipo de problemas. Una gestión eficiente de tus envíos también te ayudará a evitar errores y sanciones que se puedan presentar durante la operación. 

Pasos para gestionar el retraso de un envío 

Mantener una imagen positiva de tu marca es muy importante para el posicionamiento en el mercado y la percepción del cliente hacia tus productos y  servicios. Por esto, es necesario contar con estrategias eficientes para gestionar el retraso de un envío, teniendo una buena comunicación entre todas las partes y tomar medidas para minimizar el impacto del retraso.

En este artículo te presentamos algunos pasos que puedes seguir para gestionar de forma adecuada el retraso de un envío u otras complicaciones. 

1.- Informar al cliente

Cuando se presente alguna situación durante la transacción que pueda ocasionar el retraso de un envío, es muy importante actuar con prontitud, comunicando al cliente el retraso de manera inmediata y clara. Puedes hacer la notificación por correo electrónico, mensaje de texto o llamada, según tus canales de atención, explicando el motivo del retraso y el tiempo estimado para la llegada del envío.

Gracias al crecimiento del e-commerce y al surgimiento de nuevas plataformas digitales para la compra y venta de productos y servicios, muchas empresas han creado herramientas sofisticadas de atención al cliente para mantener una comunicación en tiempo real ante cualquier problema que se pueda presentar. 

2.- Actualización constante

Tanto en un proceso de envío normal sin inconvenientes, como en una situación de retraso, siempre es importante mantener al cliente informado sobre el procedimiento del envío y cualquier cambio durante el tiempo estimado de llegada. Las actualizaciones regulares generan confianza y reducen la incertidumbre del cliente, lo cual beneficia en gran medida la imagen de tu marca.

Al ofrecer servicios digitales de rastreo de envíos puedes implementar otro tipo de servicios de atención complementarios que mejoren la experiencia del cliente con tu marca. Esto implica también una actualización constante en las nuevas tecnologías empresariales que se pueden usar para mejorar tus servicios en cada etapa.

3.- Ofrecer compensaciones

La imagen y reputación de tu negocio es de vital importancia para mantenerse en el mercado local o internacional, por ello, un gesto que evidencia seriedad en el trato y en la compra de productos es ofrecer una compensación, descuento, envío gratuito en el próximo pedido o un cupón si el retraso es significativo. Esto ayuda a mantener una buena relación con el cliente a pesar del contratiempo.

De igual modo, es importante que cuentes con una gestión eficiente y profesional de tus envíos y entregas para blindar tu marca ante malentendidos o situaciones que pongan en riesgo tus relaciones comerciales. Recuerda tener siempre registros actualizados de todo el proceso de envío para tener evidencia clara de tus compras y ventas. 

4.- Informarse sobre los motivos del retraso

Existen muchos factores que pueden influir en que se presente un retraso en la entrega del envío, es importante que sepas que no siempre hay una responsabilidad directa de la empresa, pues pueden ocurrir percances ajenos al control de tu negocio. 

Cuando el retraso se debe a factores internos, como problemas de inventario o de logística, es importante investigar y corregir el problema para evitar futuros retrasos. Si el motivo está fuera de tu control por condiciones climáticas o problemas en aduanas, asegúrate de explicar esto al cliente y ofrecer, si se requiere, la evidencia para transparentar tus mecanismos de envíos. 

5.- Considerar otro tipo de entregas

En algunos casos el proceso de envío puede alargarse más de lo pensado y por factores externos a la empresa. Cuando el retraso es prolongado, te recomendamos evaluar la posibilidad de utilizar un método de entrega más rápido o alternativo, si está disponible y es accesible para ti y el cliente. Esto puede ser una medida rápida para cumplir con las expectativas del cliente.

Recuerda que lo importante es solucionar el inconveniente con la entrega cuanto antes para no afectar tu imagen frente a los clientes. Una vez resuelto el problema puedes regresar e inspeccionar el proceso para averiguar dónde estuvo el error o procedimiento fallido para prevenirlo en un futuro. Para saber más acerca de gestión para envíos y entregas sigue atento a nuestro blog.